W związku z prowadzeniem przez Strony wspólnych działań marketingowych, w wyniku których zachodzi konieczność wspólnego ustalania celów i sposobów przetwarzania Danych Osobowych, Współadministratorzy w niniejszym załączniku opisali podstawowe założenia dotyczące wykonywania Wspólnych Czynności Przetwarzania w ramach projektu związanego ze stworzeniem i wykorzystywaniem Wspólnego Repozytorium.
1. Współadministratorzy dokonują Wspólnych Czynności Przetwarzania za pośrednictwem utworzonego Center of Excellence tj. zespołu działającego w ORLEN S.A., z którym współpracują przedstawiciele poszczególnych Stron.
2. ORLEN S.A. w porozumieniu z pozostałymi spółkami Grupy Kapitałowej ORLEN pełni rolę Współadministratora wiodącego w zakresie:
a) budowania strategii komunikacji bezpośredniego kontaktu z Podmiotem Danych,
b) tworzenia odpowiedniej polityki kontaktów,
c) zatwierdzania planów komunikacyjnych,
d) koordynacji działań marketingowych realizowanych poprzez kanały bezpośredniego kontaktu z Podmiotem Danych,
e) zapewnienia odpowiedniej infrastruktury technicznej (w tym kampanijnej) gwarantującej bezpieczne przetwarzanie Danych Osobowych.
3. Przedstawiciele Stron są odpowiedzialni za realizację kampanii skierowanych do Podmiotów Danych. Przedmiotem kampanii mogą być usługi, produkty, programy i promocje Stron oraz ich Partnerów biznesowych.
4. Przedstawiciele Stron ściśle ze sobą współpracują realizując zaplanowane kampanie.
5. Przedstawiciele Stron co roku przyjmują ogólny harmonogram spotkań oraz kierunków kampanii indywidualnych poszczególnych Współadministratorów, jak i kampanii Współadministratorów (dalej: „Harmonogram”).
6. Przedstawiciele Stron spotykają się przynajmniej raz w miesiącu, w ramach realizacji Harmonogramu, w celach:
a) wspólnego ustalenia działań marketingowych polegających na informowaniu Podmiotów Danych o specjalnych akcjach promocyjnych, produktach i usługach własnych lub Partnerów biznesowych;
b) omówienia procesu realizacji kampanii;
c) monitorowania realizacji kampanii;
d) podejmowania decyzji dotyczących kampanii i ich harmonogramu (dalej: „Harmonogram Kampanii”), które mają być realizowane w Center of Excellence.
7. Przedstawiciele Stron informują się nawzajem o wszelkich propozycjach kampanii marketingowych skierowanych do Podmiotów Danych z odpowiednim wyprzedzeniem.
W przypadku zaistnienia uzasadnionej biznesowo sytuacji Strony mogą zrealizować wspólną kampanię ad hoc i dokonać koniecznych korekt istniejącego Harmonogramu Kampanii.
8. Ostateczne decyzje dotyczące kształtu Harmonogramu Kampanii podejmuje ORLEN S.A.
z uwzględnieniem interesów każdej ze Stron. Strony mogą wnieść zastrzeżenia do Harmonogramu Kampanii. ORLEN S.A. wydaje ostateczną decyzję dotycząca kształtu Harmonogramu Kampanii ustosunkowując się do złożonych przez strony zastrzeżeń.
9. Realizacja uzgodnionych kampanii, zgodnie ze wspólnie stworzonym Harmonogramem Kampanii, prowadzona jest z zachowaniem niezbędnej staranności w doborze odpowiednich Podmiotów Danych oraz z uwzględnieniem należytych zasad bezpieczeństwa odnośnie technicznych aspektów realizacji kampanii.
10. Proces planowania i realizacji kampanii realizowany jest z poszanowaniem zasad współpracy, transparentnej komunikacji oraz zrozumienia i szacunku dla zasad ochrony danych.
11. Harmonogram Kampanii uwzględnia następujące etapy:
a) Planowanie strategiczne:
i. określanie celów strategicznych do osiągnięcia w wyniku kampanii;
ii. określenie budżetów kampanijnych.
b) Współpraca:
i. ustalenie ról i obowiązków w procesie realizacji kampanii.
c) Targetowanie/ wybór klientów do kampanii:
i. analiza dostępnych danych;
ii. wybór docelowych grup do kampanii w oparciu o uzgodnione reguły biznesowe; segmentacje lub wskazania modeli statystycznych oraz zapewnienie, że Współadministratorzy uzyskali odpowiednie zgody klientów zgodnie z Załącznikiem nr 2 i 3.
d) Tworzenie kampanii:
i. opracowanie wspólnego przekazu i projektu kampanii;
ii. wykorzystanie spersonalizowanych treści dla różnych segmentów.
e) Realizacja kampanii:
i. skoordynowane wdrożenie kampanii we wszystkich wybranych kanałach marketingowych;
ii. monitorowanie wskaźników sukcesu kampanii.
f) Analiza wyników:
i. zbieranie danych o wynikach kampanii;
ii. analiza skuteczności dla każdego Współadministratora.
g) Optymalizacja i dostosowanie:
i. wprowadzanie zmian na podstawie analizy wyników;
ii. stała optymalizacja strategii marketingowej.
h) Raportowanie:
i. przygotowywanie raportów dla wszystkich Współadministratorów;
ii. udostępnianie wyników kampanii i podejmowanie decyzji na tej podstawie.
12. Strony inicjują i realizują działania mające na celu pozyskiwanie nowych zgód marketingowych na istniejącej bazie Podmiotów Danych, o których mowa w Załączniku nr 2 i 3.
13. Współadministratorzy stale komunikują się między sobą w celu doskonalenia Harmonogramu Kampanii.
14. Współadministratorzy podejmują działania zapobiegające konfliktom i gwarantujące utrzymanie klarownej komunikacji.
15. Współadministratorzy monitorują wskaźniki satysfakcji Podmiotów Danych związane z realizowanymi działaniami kampanijnymi.